Datenschutzerklärung

Zuletzt aktualisiert: 7. November 2026

1. Einführung

PaperNext ist eine Client-Anwendung für paperless-ngx der rebtsoft UG (haftungsbeschränkt) (siehe Impressum). Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie Daten bei der Nutzung der Anwendung verarbeitet werden.

PaperNext verbindet sich mit Ihrem selbst gehosteten paperless-ngx-Server. Ihre Dokumente und deren Daten bleiben auf Ihrem eigenen Server und auf Ihrem Gerät. Einzige Ausnahme ist der optionale Push-Dienst „PaperNext Push“ (Abschnitt 6), der wenige technische Daten auf unseren Servern verarbeitet.

2. Von der App verarbeitete Daten

Die Anwendung verarbeitet nur die für den Betrieb notwendigen lokalen Daten:

Server-URL und Authentifizierungsdaten (lokal und sicher gespeichert)
Dokument-Metadaten und Inhalte, die von Ihrem paperless-ngx-Server abgerufen und lokal gespeichert werden
Lokale Anwendungseinstellungen und Präferenzen

Ohne Push-Dienst werden keine Daten an uns oder an externe Dienste übertragen.

3. Zweck der Verarbeitung

Diese Daten werden ausschließlich genutzt, um:

eine Verbindung zu Ihrem paperless-ngx-Server herzustellen
Dokumente anzuzeigen und zu verwalten
Dokumente und Vorschaubilder lokal für Offline-Zugriff zu cachen
Änderungen mit Ihrem Server zu synchronisieren
bei Nutzung des Push-Dienstes über neue Dokumente zu benachrichtigen

4. Datenspeicherung auf Ihrem Gerät

Authentifizierungsdaten werden im plattformspezifischen sicheren Speicher abgelegt
Dokumente und Metadaten werden in einer lokalen SQLite-Datenbank gespeichert
Vorschaubilder werden im temporären Speicher zwischengespeichert

Eine Verarbeitung personenbezogener Daten in Ihren Dokumenten erfolgt ausschließlich auf Ihrem selbst gehosteten paperless-ngx-Server in der Verantwortung des jeweiligen Administrators.

5. Datensicherheit

Folgende Maßnahmen werden umgesetzt:

Zugangsdaten werden plattformspezifisch im sicheren Speicher abgelegt
Kommunikation mit Ihrem Server erfolgt per HTTPS (wenn konfiguriert)
Kommunikation mit dem Push-Dienst erfolgt immer verschlüsselt (HTTPS); Zugangsgeheimnisse werden dort nur als Hash gespeichert
Es werden keine Analyse- oder Tracking-Dienste verwendet

6. Push-Dienst „PaperNext Push“ (optional)

Wenn Sie PaperNext Push abonnieren und aktivieren, werden auf unseren Servern (push.papernext.de) folgende Daten verarbeitet:

das Push-Token Ihres Geräts, die Plattform (iOS oder Android) und die App-Sprache, um Benachrichtigungen zuzustellen
Abo-Daten aus dem App Store bzw. von Google Play (Kaufreferenz, Produkt, Status und Laufzeit), um zu prüfen, ob Ihr Abonnement aktiv ist
ein Hash Ihres paperless-ngx-Benutzernamens, damit Benachrichtigungen nur die Geräte des Dokumenteigentümers erreichen
je Ereignis Ihres Servers die Dokumentnummer und der Benutzername des Dokumenteigentümers; beides dient nur der Weiterleitung und wird nicht gespeichert
technische Kennungen und Zugangsgeheimnisse für den Webhook Ihres Servers und Ihr Gerät (Geheimnisse nur als Hash) sowie Zeitstempel

Nicht verarbeitet werden: Titel, Inhalte und Dateien Ihrer Dokumente sowie die Adresse Ihres Servers. Den Titel eines Dokuments lädt die App auf Ihrem Gerät direkt von Ihrem eigenen Server.

Wenn sich Ihr Gerät oder Ihr Server mit dem Push-Dienst verbindet, wird dessen IP-Adresse zum Aufbau der Verbindung zwangsläufig verarbeitet. Der Push-Dienst speichert keine IP-Adressen.

Hosting. Der Push-Dienst läuft auf Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, die Daten in unserem Auftrag als Auftragsverarbeiter verarbeitet.

Empfänger. Benachrichtigungen werden über den Apple Push Notification Service (Apple) bzw. Firebase Cloud Messaging (Google) zugestellt. Abonnements werden über Apple bzw. Google abgeschlossen und abgerechnet; zur Prüfung eines Abonnements fragen wir deren Server ab. Apple und Google verarbeiten Daten unter Umständen auch außerhalb der EU; es gelten deren Datenschutzbestimmungen.

Rechtsgrundlage. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Vertrags über den Push-Dienst).

Speicherdauer. Gerätedaten werden gelöscht, wenn Sie Push-Benachrichtigungen in der App ausschalten oder Apple bzw. Google das Push-Token als ungültig melden. Abo-Daten werden aufbewahrt, solange sie zur Prüfung des Abonnements und zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich sind.

7. Drittanbieter

PaperNext nutzt keinerlei Analyse-, Tracking- oder Werbedienste. Die App kommuniziert mit Ihrem konfigurierten paperless-ngx-Server und nur bei Nutzung des Push-Dienstes mit push.papernext.de sowie den Zustelldiensten von Apple bzw. Google (Abschnitt 6).

8. Datenlöschung

Sie können lokal gespeicherte Daten jederzeit löschen:

„Lokale Daten löschen“ entfernt Dokumente und Metadaten
„Vorschau-Cache leeren“ entfernt gecachte Vorschaubilder
Deinstallation der App löscht alle lokal gespeicherten Daten
Das Ausschalten der Push-Benachrichtigungen in der App löscht die Daten Ihres Geräts beim Push-Dienst

9. Ihre Rechte

Nach der DSGVO haben Sie das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung. Außerdem können Sie sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an die unten genannte Adresse.

10. Datenschutz für Kinder

PaperNext richtet sich nicht an Kinder unter 13 Jahren. Es werden wissentlich keine Daten von Kindern erhoben.

11. Änderungen dieser Erklärung

Diese Datenschutzerklärung kann aktualisiert werden. Änderungen werden durch Aktualisierung des Datums „Zuletzt aktualisiert“ kenntlich gemacht.

Webseite papernext.de

Beim Aufruf dieser Webseite verarbeitet der Webserver technisch notwendige Zugriffsdaten (IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Browser und Betriebssystem, zuvor besuchte Seite) in Server-Logdateien. Das dient dem sicheren und stabilen Betrieb der Webseite (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Logdateien werden nach kurzer Zeit automatisch gelöscht. Die Webseite wird bei der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, gehostet.

Die Webseite setzt keine Cookies, nutzt keine Analyse- oder Tracking-Dienste und lädt keine Inhalte von Drittanbietern. Schriften und Videos werden direkt von diesem Server ausgeliefert. Links zum App Store, zu Google Play und zum Forum führen zu Angeboten Dritter; dort gelten deren Datenschutzbestimmungen.

12. Kontakt

Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung:

rebtsoft UG (haftungsbeschränkt), siehe Impressum
E-Mail: kontakt@rebtsoft.com

Für Fragen zur Datenverarbeitung auf Ihrem Server wenden Sie sich bitte an den Administrator Ihrer selbst gehosteten paperless-ngx-Instanz.